Cuestionario Procesos de Negocio – Kit Consulting

Cuestionario Inicial Procesos de Negocio y Digitalización

Cuestionario Inicial de Procesos de Negocio y Digitalización

Paso 1 de 11

INSTRUCCIONES Este cuestionario está pensado para ser cumplimentado por la Gerencia junto con la persona responsable de la administración/gestión. Tiempo estimado de respuesta: 20-30 minutos. Marque las opciones que correspondan y complete los campos de texto. En caso de que alguna pregunta no aplique, indique N/A.

Escala de madurez (para las preguntas valoradas de 1 a 5):

1 = Inexistente / muy informal
2 = Básico, poco estructurado
3 = Definido, pero con ineficiencias
4 = Estandarizado y controlado
5 = Optimizado y en mejora continua

Sección 1. Información General de la empresa

1.1. Datos generales de la empresa

1.1.1. Razón social:

1.1.2. Nombre comercial:

1.1.3. CIF/NIF:

1.1.4. Domicilio social:

1.1.5. Localidad / Provincia:

1.1.6. Persona de contacto (nombre y cargo)

Nombre

1.1.7. Teléfono de contacto:

1.1.8. Correo electrónico de contacto:

1.1.9. Número aproximado de empleados:

1 - 5

6 - 10

11 - 25

26 - 50

51 - 100

> 100

1.1.10. Sector de actividad principal (describa brevemente):

1.1.11. Actividad o servicio principal que ofrece la empresa:

1.2. Modelo de negocio y clientes (incluye B2G)

1.2.1. Tipo(s) de cliente principal (puede marcar más de una opción):

B2C (venta a consumidor final)

B2B (venta a empresas)

B2G (venta a Administraciones Públicas mediante licitaciones)

Otros (especificar)

Especifique

1.2.2. En caso de trabajar con Administraciones Públicas (B2G):

a) Porcentaje aproximado de facturación que procede de B2G:

0 %

1 % - 25 %

26 % - 50 %

51 % - 75 %

76 % - 100 %

b) Tipo de contratos / licitaciones más habituales (abierto, menor, otros):

c) Plataformas de licitación o contratación que utilizan (p.ej. Plataforma de Contratación del Sector Público, plataformas autonómicas o provinciales, etc.):

d) Principales dificultades que encuentran en el proceso de licitación (búsqueda de pliegos, preparación de documentación, presentación, seguimiento, etc.):

1.2.3. Principales segmentos de cliente (por tamaño, sector, zona geográfica, tipo de servicio/producto, etc.):

1.2.4. Canales comerciales y de relación con el cliente (marque los que correspondan):

Visitas comerciales presenciales

Teléfono

Correo electrónico

Tienda física

Tienda online / ecommerce

Redes sociales

Plataformas de terceros / marketplaces

Otros (especificar)

Especifique

1.2.5. ¿Dispone la empresa de una propuesta de valor claramente definida (qué os hace diferentes)?

Sí, está clara y documentada

Sí, pero no está formalmente documentada

No está suficientemente definida

Si lo desea, descríbala brevemente:

Sección 2. Diagnóstico de los procesos de negocio y la digitalización

2.1. Organización y procesos clave

2.1.1. ¿Qué procesos considera más críticos hoy para el negocio? (marque máximo 3):

Captación de clientes / marketing

Gestión comercial / ofertas / presupuestos

Atención al cliente / servicio postventa

Producción / prestación del servicio

Compras y aprovisionamientos

Almacén / logística / transporte

Administración / facturación / cobros y pagos

RRHH / fichajes / turnos / nóminas

Gestión de proyectos

Gestión de licitaciones (B2G)

Otros (especificar)

Especifique

2.1.2. ¿Existe algún mapa de procesos o descripción formal de cómo trabaja la empresa?

Sí, sencillo

Sí, detallado y actualizado

2.1.3. Indique, en una frase, cómo describiría el funcionamiento actual de los procesos de la empresa (por ejemplo: “muy dependientes de personas concretas”, “hay mucho papel y tareas manuales”, etc.):

2.2. Procesos comerciales, marketing y atención al cliente

Valore de 1 a 5 la situación actual de su empresa en los siguientes aspectos (usar escala de madurez definida al inicio):

2.2.1. Gestión de oportunidades comerciales (seguimiento de leads, presupuestos, ofertas):

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

2.2.2. Registro y seguimiento de la relación con los clientes (histórico de contactos, incidencias, compras, etc.):

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

2.2.3. Uso de herramientas para gestión comercial/CRM (hojas de cálculo, CRM, ERP, otros):

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

Herramientas utilizadas (nombrar sistemas y/o ficheros principales):

2.2.4. Planificación y seguimiento de acciones de marketing (campañas, redes sociales, email, etc.):

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

2.2.5. Atención al cliente (canales, tiempos de respuesta, registro de reclamaciones o incidencias):

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

2.2.6. Principales problemas o ineficiencias en la parte comercial y de atención al cliente (resumen):

2.3. Producción / prestación del servicio y operaciones

2.3.1. Describa brevemente el proceso principal de producción o prestación del servicio (desde que entra el pedido/encargo hasta que se entrega al cliente):

2.3.2. ¿Se encuentran bien definidos los pasos del proceso (tareas, responsables, plazos)?

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

2.3.3. ¿Se registran y controlan los tiempos de las tareas principales (producción, montaje, servicio, etc.)?

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

2.3.4. ¿Utilizan algún sistema digital para gestionar la producción o los servicios (parte de trabajo digital, ERP, aplicación sectorial, etc.)?

Sí, parcialmente

Sí, de forma amplia

Indique el/los sistemas utilizados:

2.3.5. ¿Se miden indicadores clave de operaciones (plazos de entrega, productividad, retrabajos, incidencias de calidad, etc.)?

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

Principales indicadores que se utilizan (si aplica):

2.3.6. Mencione los principales cuellos de botella o problemas recurrentes en operaciones/servicio:

2.4. Compras, almacén, logística y relación con proveedores

2.4.1. ¿Cómo gestionan las compras y aprovisionamientos? (puede marcar más de una opción):

Correo electrónico

Teléfono

Portal/proveedor online

Módulo de compras en ERP

Hoja de cálculo

Otros (especificar)

Especifique

2.4.2. ¿Se controla el stock de materias primas, productos intermedios o productos finales de forma sistemática?

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

Herramientas o sistemas utilizados para gestión de almacén (si aplica):

2.4.3. ¿Cómo planifican y controlan la logística / reparto / transporte (si aplica)?

2.4.4. Principales problemas o riesgos en compras, proveedores o logística (roturas de stock, retrasos, falta de visibilidad de inventario, etc.):

2.5. Administración, finanzas y gestión económica

2.5.1. ¿Qué herramientas utilizan para la gestión contable y financiera?

Programa de contabilidad

ERP

Hojas de cálculo

Aplicación del asesor externo

Otros (especificar)

Especifique

2.5.2. Facturación y cobros/pagos

a) ¿La facturación se genera de forma manual o automatizada?

Mayoritariamente manual

Parcialmente automatizada

Mayoritariamente automatizada

b) ¿Existe un control sistemático de los cobros pendientes y pagos?

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

2.5.3. ¿Cuentan con informes periódicos (mensuales o trimestrales) sobre la situación económica (ventas, márgenes, tesorería, etc.)?

Sí, básicos

Sí, detallados

2.5.4. Principales dificultades en la gestión administrativa y económica:

2.6. Personas, organización interna y RRHH

2.6.1. Aproximadamente, ¿qué porcentaje del personal realiza tareas principalmente operativas frente a administrativas/comerciales?

Operativas:

Administrativas/comerciales:

2.6.2. ¿Cómo gestionan actualmente:

a) Fichajes y control horario:

b) Turnos, vacaciones y ausencias:

c) Formación interna

2.6.3. ¿Existen procedimientos o instrucciones internas documentadas para los puestos clave?

Sí, para algunos

Sí, para mayoría

2.6.4. ¿Cómo calificaría la comunicación interna y coordinación entre áreas?

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

2.6.5. Principales problemas relacionados con personas/organización (rotación, falta de perfiles, coordinación entre departamentos, etc.):

2.7. Tecnología, sistemas de información, integración y datos

2.7.1. Marque los sistemas o herramientas que utiliza actualmente la empresa (puede marcar varios):

ERP

Programa de contabilidad

CRM comercial

Software de facturación

TPV

Aplicación sectorial específica

Herramientas de ofimática (Excel, Word, etc.)

Herramientas de gestión de proyectos / tareas

Otros (especificar)

Especifique

2.7.2. ¿Hasta qué punto están integrados entre sí los sistemas anteriores (datos que se comparten automáticamente, evitar reintroducir información, etc.)?

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

Describa brevemente cómo se conectan (o no) entre sí los sistemas:

2.7.3. ¿Existen bases de datos o ficheros maestros claros para:

Clientes

Sí

Parcial

Proveedores

Sí

Parcial

Productos / servicios

Sí

Parcial

2.7.4. ¿Detectan problemas frecuentes de calidad de datos (duplicidades, datos incompletos, versiones distintas del mismo dato, etc.)?

Sí, con frecuencia

A veces

Rara vez

No lo sabemos / no se revisa

2.7.5. Uso de analítica, indicadores y cuadros de mando

a) ¿Disponen de indicadores (KPIs) definidos por proceso o área?

Sí, algunos

Sí, un cuadro de mando estructurado

b) ¿Con qué frecuencia revisan los principales indicadores?

No se revisan

Mensualmente

Trimestralmente

Anualmente

Otro (especificar)

Especifique

c) Herramientas utilizadas para informes o cuadros de mando (Excel, BI, informes del ERP, etc.):

2.8. IA, automatización y oportunidades futuras

2.8.1. ¿Utilizan actualmente alguna solución de automatización de procesos (RPA, macros, flujos automáticos de correo, integraciones entre aplicaciones, etc.)?

Sí, en pocos procesos

Sí, de forma amplia

Describa brevemente los casos en los que ya utilizan automatización (si aplica):

2.8.2. ¿Está utilizando la empresa herramientas de inteligencia artificial o asistentes (por ejemplo, para generar textos, analizar datos, responder consultas, etc.)?

Sí, de forma individual no estructurada

Sí, integrado en procesos concretos

Explique brevemente en qué áreas o tareas se usan (si aplica):

2.8.3. ¿En qué procesos cree que podría haber más potencial para automatizar tareas o aplicar IA? (marque máximo 3)

Gestión de correos y documentación

Preparación de ofertas y presupuestos

Atención al cliente / chat / FAQs

Planificación y programación de trabajos/servicios

Control de stock y previsión de demanda

Facturación y contabilidad

RRHH (selección, formación, etc.)

Apoyo al análisis económico / de negocio

Gestión de licitaciones (B2G)

Otros (especificar)

Especifique

2.8.4. Principales dudas o barreras percibidas respecto al uso de IA y automatización (coste, complejidad, seguridad, falta de tiempo, etc.):

Sección 3. Diagnóstico percibido y prioridades de mejora

3.1. Valoración global y problemas principales

3.1.1. Si tuviera que puntuar de 1 a 5 el funcionamiento global de los procesos de la empresa (organización, coordinación, uso de tecnología, etc.), ¿qué nota pondría?

Por favor, escribe un número entre 1 y 5.

Explique brevemente el motivo de esta puntuación:

3.1.2. Enumere los tres principales problemas o dolores actuales relacionados con procesos, organización o digitalización:

3.2. Áreas prioritarias de actuación y resultados esperados

3.2.1. Señale hasta tres áreas donde considere más urgente actuar (marque máximo 3):

Comercial / captación de clientes

Atención al cliente

Producción / prestación del servicio

Compras / aprovisionamientos

Almacén / logística

Administración / facturación / cobros y pagos

Finanzas / control de gestión

Personas / RRHH / organización interna

Tecnología / sistemas de información

Datos / informes / cuadros de mando

Gestión de licitaciones (B2G)

Otros (especificar)

Especifique

3.2.2. ¿Qué resultados le gustaría conseguir prioritariamente con el proyecto de asesoramiento en procesos y digitalización? (por ejemplo: reducir tiempos, tener más visibilidad, mejorar el control económico, simplificar tareas, etc.)

FIN DEL CUESTIONARIO

Muchas gracias por su colaboración.

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Sección 1. Información General de la empresa

Sección 2. Diagnóstico de los procesos de negocio y la digitalización

Sección 3. Diagnóstico percibido y prioridades de mejora

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